Half september begint het weer. De vaccins zijn besteld, de prikdagen staan in de agenda, en dan komt de bekende golf: patiënten die bellen of ze dit jaar weer aan de beurt zijn, of ze al een brief hebben gehad, wanneer ze precies moeten komen. Je assistente is een halve dag per week kwijt aan dezelfde vraag, en op de prikdag zelf staat de helft er niet omdat de uitnodiging tussen de post is verdwenen. De campagne zelf is elk jaar hetzelfde; de chaos eromheen ook.
Die chaos zit niet in de vaccinatie, maar in de organisatie eromheen: wie krijgt wanneer welk bericht, via welk kanaal, en wie volgt na wie niet reageert. Dat is een communicatie- en planningsvraagstuk, en precies daar valt de meeste tijd te winnen. Hieronder lees je hoe je de hele campagne opzet als een vast 6-weken protocol dat grotendeels vanzelf loopt, zodat je praktijk de drukste weken van het jaar doorkomt zonder dat de telefoon roodgloeiend staat.
Let op: dit artikel gaat over het organiseren van de campagne, niet over de medische kant. Wie tot de doelgroep hoort en welk vaccin wordt gegeven, bepaalt de praktijk zoals altijd op basis van de landelijke richtlijn. Dit protocol automatiseert alleen de communicatie en de planning eromheen.
In het kort
- De griepcampagne loopt vast op de communicatie, niet op de vaccinatie: de uitnodiging, de herinnering en het opvolgen van no-shows kosten de meeste handmatige tijd.
- Zet je de campagne op als een vast protocol van zes weken, dan weet iedereen in de praktijk precies wat wanneer gebeurt en hoeft niemand het elk jaar opnieuw te bedenken.
- De patiëntselectie voor de doelgroep komt uit je eigen systeem; de communicatie eromheen automatiseer je met een workflow automatisering voor huisartsen.
- Multi-kanaal betekent niet meer werk maar juist minder: het juiste bericht via het juiste kanaal (mail, sms of brief) haalt meer mensen in één keer binnen.
- Zelf-inplannen en automatische herinneringen halen de bel-golf en de no-shows weg, precies in de weken dat je assistente het al druk heeft.
Waarom de campagne elk jaar chaos wordt
Het is niet dat huisartsenpraktijken de griepcampagne slecht organiseren. Het probleem is dat de campagne een piek is die maar één keer per jaar terugkomt, waardoor er zelden een vast draaiboek voor is. Elk najaar wordt het wiel opnieuw uitgevonden: de assistente die vorig jaar de uitnodigingen deed is misschien met verlof, de brief wordt half september nog snel aangepast, en de planning van de prikdagen loopt door elkaar met de reguliere spreekuren.
Daar komt bij dat de doelgroep voor een groot deel uit 60-plussers bestaat, en dat is precies de groep die niet altijd de mail leest of een sms mist. Stuur je alleen een brief, dan is de post traag en duur. Stuur je alleen een mail, dan bereik je een deel van je oudere patiënten niet. Het gevolg is een campagne die deels langs de doelgroep heen communiceert, en een assistente die de gaten opvult met telefoontjes.
En dan de no-shows. Iemand krijgt in september een uitnodiging voor een prikdag half oktober, legt de brief op de stapel, en vergeet het. Zonder herinnering vlak voor de dag zelf staat een deel van je geplande prikken leeg, terwijl je de vaccins wel hebt klaarliggen. Dat is verspilde tijd en soms verspild vaccin. Het patroon is elk jaar hetzelfde, en juist daarom is het zo goed te automatiseren.
De campagne als 6-weken protocol
Het idee is simpel: je knipt de campagne op in vaste weken, en aan elke week hangt één actie die grotendeels automatisch verloopt. Zo hoeft niemand meer te onthouden "wanneer moet de herinnering eruit?", want dat staat vast in het protocol en het systeem doet het op de dag zelf.
De patiëntselectie is de basis. De doelgroep die je jaarlijks uitnodigt zit al in je systeem; de kunst is om die lijst één keer schoon te trekken en er daarna de hele communicatie op te laten draaien. Een goed ingericht crm voor huisartsen houdt bij wie is uitgenodigd, wie heeft gereageerd en wie nog niet, zodat je nooit iemand dubbel benadert of iemand vergeet. Die statussen zijn wat het hele protocol laat werken: elke automatische stap kijkt naar de status en handelt daarnaar. De patiëntgegevens blijven daarbij netjes binnen je eigen systeem, wat voor de AVG belangrijk is.
Week voor week: het draaiboek
Week 6 en 5 (voorbereiding). Trek de doelgroep-lijst uit je systeem en controleer hem. Leg de prikdagen vast in de agenda en bepaal hoeveel plekken er per dag zijn. Zet de berichtsjablonen klaar voor mail, sms en brief. Dit is het enige echte handwerk; de rest van het protocol bouwt hierop.
Week 4 en 3 (eerste uitnodiging). De eerste uitnodiging gaat de deur uit, via meerdere kanalen tegelijk. Wie een mailadres heeft, krijgt een mail met een directe link om zelf een tijdslot te kiezen. Wie geen mail heeft, krijgt een brief. De uitnodiging bevat één duidelijke actie: kies je moment. Hoe minder een patiënt hoeft te bedenken, hoe hoger de respons.
Week 2 (herinnering aan wie nog niet reageerde). Nu komt de kracht van de statussen. Iedereen die al een moment heeft gekozen, krijgt niets. Iedereen die nog niet reageerde, krijgt een herinnering, bij voorkeur via een ander kanaal dan de eerste keer. Zo scheelt het al een groot deel van de telefoontjes, want de patiënt hoeft niet te bellen om te vragen of hij aan de beurt is.
Week 1 (laatste reminder en no-show-preventie). Twee dagen voor iemands gekozen prikmoment gaat er automatisch een korte herinnering uit, meestal per sms omdat die vrijwel altijd gelezen wordt. Dit ene bericht is wat het grootste deel van de no-shows wegneemt. De uitnodiging van vier weken geleden is allang vergeten; de sms van eergisteren niet.
De prikdag zelf. Omdat mensen vooraf een tijdslot kozen, komt de toeloop gespreid binnen in plaats van allemaal om negen uur. Je assistente heeft een actuele lijst van wie wordt verwacht, en wie niet is verschenen valt automatisch op.
De week erna (opvolging). Wie niet is geweest, krijgt nog één bericht met de mogelijkheid om een nieuw moment te kiezen of aan te sluiten bij een tweede prikronde. Zo haal je de laatste groep binnen zonder dat iemand handmatig een niet-verschenen-lijst hoeft na te bellen.
Multi-kanaal: welk bericht via welk kanaal
Het misverstand is dat multi-kanaal meer werk betekent. In de praktijk is het minder werk, omdat je in één keer meer mensen bereikt en dus minder hoeft na te bellen. De verdeling die voor de meeste praktijken werkt:
- Mail voor de eerste uitnodiging bij iedereen met een mailadres, met een zelf-inplan-link. Goedkoop, direct, en het houdt de link naar het tijdslot bij de hand.
- Brief voor de patiënten zonder mailadres, vaak juist het oudere deel van de doelgroep. De brief blijft nodig, maar alleen voor wie je digitaal niet bereikt.
- Sms voor de herinneringen. Een sms wordt vrijwel altijd binnen enkele minuten gelezen en is daarmee het sterkste kanaal vlak voor de prikdag.
De precieze invulling van die eerste uitnodiging, en welk kanaal bij welke patiënt het beste werkt, hebben we uitgewerkt in een apart stuk over de drie kanalen voor een vaccinatie-uitnodiging. De rode draad: laat het systeem per patiënt kiezen op basis van wat je van hem weet, in plaats van iedereen dezelfde brief te sturen.
De telefoondruk en no-shows wegnemen
De twee grootste kostenposten van de campagne zijn de bel-golf en de lege prikplekken, en allebei los je op met dezelfde twee ingrepen: zelf-inplannen en tijdige herinneringen. Zodra een patiënt zijn eigen moment kan kiezen via een link, verdwijnt de reden om te bellen. En zodra er twee dagen van tevoren een sms uitgaat, verdwijnt de belangrijkste reden voor een no-show.
Wat overblijft aan telefoontjes gaat vaak over uitzonderingen: iemand die toch niet kan, een vraag die om een echt gesprek vraagt. Juist in de campagneweken loopt de telefoon over, en dan helpt het als niet elk belletje bij je assistente terechtkomt. Een ai telefonist voor huisartsen kan de eenvoudige campagnevragen opvangen en alleen doorverbinden wat er echt toe doet, zodat de piek van de griepcampagne niet meteen je hele bereikbaarheid platlegt.
Wat het de praktijk oplevert
Reken het eens door in uren. Een assistente die tijdens de campagne een halve dag per week minder aan uitnodigingen en belletjes kwijt is, over zes weken, is al gauw drie hele dagen. Tel daar de prikplekken bij op die niet meer leeg blijven, en de tweede ronde die je nu wél compleet krijgt. De investering in het opzetten van het protocol verdien je in het eerste seizoen terug, en in de jaren daarna staat het draaiboek er gewoon; je zet het aan en het loopt.
Wat het opzetten kost hangt af van hoeveel je automatiseert en welke kanalen je gebruikt; een overzicht daarvan vind je bij de tarieven van HuisartsenAI. Maar begin niet bij de prijs, begin bij de vraag: hoeveel uur van je assistente ging vorig jaar op aan een campagne die grotendeels zichzelf had kunnen versturen?
Veelgestelde vragen
Vervangt dit protocol de oproep vanuit de landelijke richtlijn? Nee. Wie tot de doelgroep hoort en wanneer er gevaccineerd wordt, blijft precies zoals het is; dat bepaalt de praktijk op basis van de richtlijn. Dit protocol regelt alleen de communicatie en de planning eromheen, zodat de mensen die je toch al uitnodigt sneller en completer reageren.
Bereik ik mijn oudere patiënten wel met digitale kanalen? Deels, en daarom blijft de brief in het protocol voor iedereen zonder mailadres. Het punt is niet "alles digitaal", maar "per patiënt het kanaal dat werkt". Voor een groeiend deel van de 60-plussers werkt sms uitstekend als herinnering, ook als de eerste uitnodiging per brief ging.
Is dit AVG-proof met patiëntgegevens? De selectie en de statussen blijven binnen je eigen systeem; er gaat geen patiëntenlijst naar buiten. De berichten worden verstuurd op basis van de gegevens die je al beheert. Zo houd je de campagne volledig binnen de kaders die je gewend bent.
Lees ook: E-consult inrichten in je huisartsenpraktijk →
De campagne die zichzelf verstuurt
Jij zorgt voor de patiënten; het protocol zorgt dat ze op tijd en zonder gedoe binnenkomen. Wil je weten waar in jouw praktijk nu de meeste campagne-tijd weglekt? Doe de gratis AI-scan voor huisartsen en we laten zien welke stappen van je griepcampagne nog handmatig gaan en zich laten automatiseren. Onze aanpak komt met een Groei-of-Geld-Terug Garantie: levert het je binnen de afgesproken periode geen aantoonbaar rustiger campagneseizoen op, dan krijg je je geld terug.