Het HIS is het hart van je praktijk. Elke episode, elke medicatieregel, elke verwijsbrief van de afgelopen twintig jaar staat erin. Precies daarom stellen veel praktijken de overstap naar een ander systeem jaar na jaar uit, ook als de onvrede over het huidige pakket allang is uitgesproken in het teamoverleg.
Toch is een HIS-migratie geen sprong in het diepe. Het is een verbouwing terwijl de praktijk openblijft: goed te doen, mits je in fasen werkt en van tevoren weet wie wat doet. De technische dataconversie voert je nieuwe HIS-leverancier uit, een traject dat leveranciers routinematig draaien. Jouw taak als praktijkhouder is het proces eromheen: de controles, het team en de bereikbaarheid tijdens de overgangsweken. Dit draaiboek loopt de vijf fasen langs.
In het kort:
- De dataconversie doet de HIS-leverancier; jij plant, controleert en houdt het team aan boord.
- Vraag altijd een proefconversie aan en controleer die op aantallen, medicatie en declaratie-historie.
- Reserveer twee wenweken na go-live met ruimere agenda en extra opvang van de telefoon.
- Het oude HIS gaat op slot, niet weg: dossiers vallen onder de bewaarplicht van 20 jaar.
- Communiceer de overstap vooraf aan patiënten, dat scheelt tientallen vragen aan de balie.
Fase 1: plan achteruit vanaf een rustig moment
De keuze voor een nieuw pakket is een traject op zich. Welke leverancier bij jouw praktijk past, hangt af van je wensen rond digitale zorg, koppelingen en support. Hoe je die afweging maakt, staat in ons overzicht van HIS-systemen voor huisartsen. Dit draaiboek begint waar dat artikel eindigt: het contract is getekend, de overstap komt eraan.
Kies je go-live-moment met zorg. Praktijken die de overstap combineren met de griepvaccinatieweken of de decemberdrukte, maken het zichzelf onnodig zwaar. Een rustiger periode in het voorjaar of de vroege zomer geeft je team lucht om te wennen. Plan vervolgens achteruit: leveranciers hanteren doorgaans enkele maanden tussen contract en livegang, en in die periode moeten de proefconversie, de teamtraining en de patiëntcommunicatie allemaal een plek krijgen.
Eén ding is in deze fase belangrijker dan elke technische keuze: draagvlak. Een nieuw HIS betekent een nieuwe workflow voor iedereen, van assistente tot waarnemer. Bespreek in het teamoverleg wat er verandert en waarom, en benoem eerlijk dat de eerste weken onwennig worden. Een team dat weet wat het te wachten staat, klaagt niet als het zover is; het helpt.
Fase 2: de dataconversie, en wat jij controleert
De leverancier zet je gegevens over en levert vrijwel altijd eerst een proefconversie: een testversie van je nieuwe HIS, gevuld met jouw eigen praktijkdata. Dit is het belangrijkste controlemoment van het hele traject. Zet er met het team een dagdeel voor apart en loop deze punten na:
| Wat je controleert | Waar je op let |
|---|---|
| Patiëntenlijst | Klopt het totaal met je huidige HIS, inclusief ingeschreven en uitgeschreven patiënten? |
| Actuele medicatie | Steekproef bij chronische patiënten: staan alle actuele voorschriften er correct in? |
| Allergieën en contra-indicaties | Deze moeten volledig en op de juiste plek terugkomen, zonder uitzondering |
| Episodes en journaalregels | Steekproef: is de historie leesbaar en aan de juiste patiënt gekoppeld? |
| Correspondentie | Specialistenbrieven en uitslagen zichtbaar bij het juiste dossier |
| Declaratie-historie | Inschrijvingen en verrichtingen compleet, zodat je kwartaaldeclaratie doorloopt |
Neem voor de steekproeven patiënten die je goed kent, uit verschillende leeftijdsgroepen en met verschillende dossieromvang. Vind je afwijkingen, dan meld je die bij de leverancier en vraag je een herconversie van dat onderdeel. Dit is ook het moment om te checken dat de verwerkersovereenkomst met de nieuwe leverancier rond is; patiëntgegevens verhuizen alleen binnen een traject dat aan de zorgnormen voor informatiebeveiliging voldoet.
Fase 3: oefenen met het hele team
Vrijwel elke leverancier geeft je vóór de livegang toegang tot een oefenomgeving met inlogcodes voor het hele team. Gebruik die ruim. Laat de assistentes hun dagelijkse handelingen doornemen: een afspraak inplannen, een herhaalrecept verwerken, een taak doorzetten naar de arts. Laat de artsen een fictief consult vastleggen. Wat in de oefenomgeving tien keer is gedaan, kost op maandagochtend geen denkwerk.
Wees realistisch over de wenperiode. Huisartsen die de overstap achter de rug hebben, beschrijven de eerste weken als de zwaarste fase: vertrouwde routines zijn weg en alles duurt even wat langer. Dat hoort erbij en het trekt bij. Wat je wel kunt sturen: plan in de eerste twee weken ruimere consulttijden en geen grote projecten ernaast.
Fase 4: het omzetweekend en de wenweken
De omzetting zelf volgt bijna altijd hetzelfde patroon: vrijdagmiddag sluit het oude systeem, in het weekend draait de definitieve conversie, maandagochtend start je in het nieuwe HIS. Voor dat weekend hoef jij weinig te doen; voor de maandag erna des te meer.
Houd rekening met een piek op de telefoon. Alles duurt in week één iets langer aan de balie, terwijl patiënten gewoon blijven bellen. Dit is het moment waarop een ai telefonist voor huisartsen zijn waarde bewijst: die vangt de terugkerende vragen en piekmomenten op, zodat de assistente ruimte houdt voor het nieuwe systeem.
Hetzelfde geldt voor de communicatie richting patiënten. Praktijken die hun klantcommunicatie automatiseren als huisarts hebben het voordeel dat afspraakbevestigingen en herinneringen gewoon doorlopen, onafhankelijk van welk HIS eronder draait.
Spreek voor de eerste twee weken een vast dagelijks moment af waarop het team problemen verzamelt en doorgeeft aan de helpdesk van de leverancier. Eén lijst, één aanspreekpunt. Zo voorkom je dat drie mensen dezelfde vraag insturen en niemand het antwoord terugkoppelt.
Fase 5: het oude HIS gaat op slot, niet weg
Na een geslaagde livegang wil je het oude contract snel opzeggen. Begrijpelijk, maar regel eerst drie dingen.
Ten eerste: de bewaarplicht. Medische dossiers moeten volgens de WGBO 20 jaar bewaard blijven, gerekend vanaf de laatste wijziging. De geconverteerde dossiers in je nieuwe HIS tellen daarvoor mee, maar gegevens die niet mee zijn gegaan in de conversie moeten raadpleegbaar blijven. Spreek met je oude leverancier af hoe je die toegang houdt, bijvoorbeeld via een read-only-omgeving of een gestructureerde export. De LHV heeft de regels rond dossiers en overdracht overzichtelijk op een rij.
Ten tweede: je financiële administratie kent een eigen bewaartermijn van 7 jaar. Exporteer declaratie-overzichten en facturen vóór je toegang vervalt.
Ten derde: leg vast wanneer de oude leverancier de data bij zich vernietigt. Ook dat is onderdeel van de verwerkersovereenkomst, en je wilt dat moment bewust kiezen, niet ontdekken.
De go-live checklist
- Proefconversie gecontroleerd op de zes punten uit fase 2, afwijkingen gemeld en opgelost
- Hele team heeft geoefend in de demo-omgeving, ook de waarnemers
- Wenweken ingepland met ruimere consulttijden
- Telefoonopvang geregeld voor de piek in week één
- Patiënten vooraf geïnformeerd via website, wachtkamerscherm en afspraakbevestigingen
- Read-only-toegang of export van het oude systeem contractueel vastgelegd
- Declaratie-export gemaakt vóór de toegang tot het oude pakket vervalt
Kun je alle zeven afvinken, dan is de overstap geen gok meer maar een gepland project.
Wat StudioLee voor je regelt
HuisartsenAI is geen HIS en wil dat ook niet zijn. Wij verzorgen de laag eromheen: de bereikbaarheid en communicatie die tijdens én na je migratie gewoon moeten doorlopen. Denk aan telefoonopvang in de wenweken, afspraakherinneringen die blijven versturen en een crm voor huisartsen voor de niet-medische communicatie rond je patiëntcontact. Jij helpt patiënten, wij regelen de bereikbaarheid. En met de Groei-of-Geld-Terug Garantie loop je geen risico: levert het niet op wat we afspreken, dan betaal je niet.
Wil je weten waar jouw praktijk staat qua bereikbaarheid voordat je aan een migratie begint? Vraag de gratis AI-scan voor huisartsen aan en je ziet binnen een paar dagen waar de telefoondruk vandaan komt en wat daar nu al aan te doen is.