Waarom het eerste telefoontje een probleem is
Een nieuwe patiënt belt je praktijk. De assistente beantwoordt de telefoon terwijl ze twee andere lijnen in de wacht heeft en een patiënt aan de balie helpt. Ze noteert naam, adres, geboortedatum, BSN, vorige huisarts en de reden van inschrijving. Dat kost vijf tot acht minuten per inschrijving. Ondertussen wachten drie andere bellers.
Dit is de realiteit in de meeste huisartsenpraktijken. Telefonische intake vreet tijd, veroorzaakt wachtrijen en leidt tot fouten in de registratie. Een online inschrijfformulier lost al deze problemen in één keer op.
Hoe online intake werkt
Je plaatst een inschrijfformulier op je website. Nieuwe patiënten vullen hun gegevens in wanneer het hen uitkomt: 's avonds, in het weekend, op de bank. Het formulier vraagt:
- Naam, adres, geboortedatum
- BSN
- Naam en adres vorige huisarts
- Relevante medische achtergrond (optioneel)
- Reden van wisseling (optioneel, handig voor jouw triage)
De assistente verwerkt de inschrijving wanneer het rustig is. Geen telefoontje nodig, geen wachtrij, geen haast.
De voordelen voor je praktijk
Minder telefoondruk. Elke inschrijving die online binnenkomt is een telefoontje minder. Bij drie tot vijf nieuwe inschrijvingen per week bespaart dat 15 tot 40 minuten telefoonwerk.
Minder registratiefouten. De patiënt typt zelf. Geen verhaspelde achternamen door een slechte telefoonverbinding, geen verkeerd genoteerde BSN-nummers.
Bereikbaarheid buiten kantooruren. Iemand die om 22:00 uur besluit om van huisarts te wisselen kan zich direct inschrijven. Die persoon hoeft niet te onthouden dat diegene morgenochtend om 8:00 moet bellen.
Betere voorbereiding op de eerste afspraak. Als de patiënt vooraf medische achtergrond invult, kan de huisarts de eerste afspraak gerichter voeren. Geen koude start.
Wat moet er op het formulier staan?
Houd het kort. Hoe meer velden, hoe meer mensen afhaken. De essentiële velden:
- Voornaam en achternaam
- Geboortedatum
- Adres
- Telefoonnummer en e-mailadres
- BSN
- Naam vorige huisarts
Optionele velden (achter een "Wilt u nog iets toevoegen?" blok):
- Bekende aandoeningen of medicatie
- Reden van overstap
Maximaal twee schermen op een telefoon. Langer dan dat verlies je mensen.
Privacy en AVG
Medische gegevens vallen onder de AVG. Je online formulier moet:
- Via een beveiligde verbinding (HTTPS) werken
- Een privacyverklaring bevatten met uitleg over hoe je de gegevens verwerkt
- Toestemming vragen voor het opslaan van de data
- Gegevens niet langer bewaren dan nodig (verwerk ze, verwijder de submission)
De meeste formulierbouwers (Jotform, Google Forms met juiste instellingen, of een widget in je HIS) ondersteunen dit standaard. Vraag je ICT-leverancier om te bevestigen dat het AVG-compliant is.
Combineer online intake met een chatbot
Niet elke patiënt wil een formulier invullen. Sommigen hebben eerst vragen: "Nemen jullie nog nieuwe patiënten aan?", "Wat is het werkgebied?", "Kan ik mijn kinderen ook inschrijven?" Een chatbot op je website beantwoordt deze vragen 24/7 en kan doorverwijzen naar het inschrijfformulier.
De combinatie van chatbot en formulier vangt het merendeel van de nieuwe inschrijvingen op zonder dat de telefoon hoeft te rinkelen.
Promoot het formulier actief
Een formulier dat niemand vindt, wordt niet gebruikt. Zet het op drie plekken:
- Een duidelijke knop op je homepage: "Inschrijven als nieuwe patiënt"
- In je Google Bedrijfsprofiel als link
- Op het antwoordapparaat buiten kantoortijden: "Wilt u zich inschrijven? Ga naar [website] en vul het online formulier in"
Begin met een simpele test
Je hoeft niet direct een compleet systeem te bouwen. Begin met een Google Form of Jotform, link het op je website en kijk hoeveel inschrijvingen er in een maand binnenkomen via het formulier versus de telefoon. De meeste praktijken zien na een maand al 30 tot 50 procent van de inschrijvingen online binnenkomen.
Wil je weten hoe je je hele patiëntcommunicatie kunt digitaliseren? Vraag een gratis scan aan. Je krijgt een helder overzicht van je praktijk en concrete verbeterpunten. Zonder kosten, zonder verplichtingen, en met Groei-of-Geld-Terug Garantie.